Matkustaminen

Kutsu on tullut ja alustavasti on sovittu matkan tarkoituksesta ja ehdoista. Matkaa aletaan järjestää. Ensin kannattaa sopia kuka on matkanjohtaja. Jos nimetään useampia, niin silloin pitää tehdä selkeä työnjako. Yksi vastaa kaikista matkustusasiakirjoista (passit, viisumit, vakuutus- ja rokotustodistukset) ja matkalipuista, toinen esimerkiksi suunnistamisesta, kartoista, pysähdyspaikoista, majoituksista ja toimii yhteyshenkilönä määränpään vastaanottajiin.

Euroopan Unionin alueella on liikkuvuuden esteitä poistettu mallikkaasti, mutta matkustamisasiakirjojen suhteen pitää matkanjohtajan päivittää tilanne ennen jokaista ulkomaan matkaa. Luulo ei ole tiedon väärti varsinkaan ryhmän kanssa matkatessa.

Selvittäkää hyvissä ajoin ennen matkaa, että kaikilla matkaan lähtijöillä on voimassaoleva passi. Joissakin maissa (mm. Venäjällä) vaaditaan, että passin on oltava voimassa jopa 6 kuukautta maasta poistumisen jälkeen. Euroopan Unionin alueella kelpaa virallinen, kuvalla varustettu EU-henkilökortti, mutta kaikkein vaivattomimmin pääsee edelleen liikkumaan passin kanssa. Etenkin lentokentillä ollaan erittäin tarkkoja. Nimien oikeinkirjoitusta myöten.

Selvittäkää millaiset henkilökohtaiset matkavakuutukset työryhmänne jäsenillä on? Jos hankitte matkalaisille erillisen matkavakuutuksen, huolehtikaa, että kukin saa kopion vakuutussopimuksesta (vakuutusnumero, vakuutusyhtiön tiedot), jonka turvin tarvittaessa saa apua. Varmuuden vuoksi kaikista matkustusasiakirjoista ja jopa matkalipuista kannattaa ottaa kopiot.

Kun menet(te) keikalle Isoon-Britanniaan, niin tutustukaa tähän Wales Arts Internationalin (Celfyddydau Rhyngwladol Cymru) tuottamaan tietopakettiin:
https://www.gov.uk/guidance/visiting-the-uk-as-a-creative-professional-from-a-non-visa-national-country

Joskus maahanpääsy vaatii viisumin. Toisiin maihin se on hankittava etukäteen, joidenkin maiden rajoilta sen voi ostaa saman tien. 

Venäjän viisumianomuksen täyttö tapahtuu verkossa. Kirjautumisessa käytetään omaa henkilökohtaista salasanaa. Kirjoita muistiin salasanasi ja viisumihakemuksen NUMERO, jonka löydät lomakkeen yläkulmasta. Näiden tietojen kanssa pääset käsittelemään hakemusta. Prosessi on siis kokonaan digitalisoitunut ja lomakkeisiin ei saa enää tehdä mitään täydentäviä merkintöjä käsin. Vain viralliset passikuvat kelpaavat. Tulostus, päiväys ja allekirjoitus. [HUOM. ei sotatilapäivitystä]. Huom. Jos kaikkien matkaanlähtijöiden viisumianomukset jättää yksi henkilö, on hänellä oltava kultakin hakijalta allekirjoitettu valtakirja (valtuuttajan sekä valtuutetun nimi, henkilötunnus, passin numero).

Eri maissa ja kulttuureissa viisumikäytännöt saattavat muuttua hyvinkin tiuhaan. Kannattaa kysyä tarkka ohjeistus.

Ks. Kulttuuriviisumihankintaohjeistus / LIITE (pdf).