Matkustaminen

Kutsu on tullut ja alustavasti on sovittu matkan tarkoituksesta ja ehdoista. Matkaa aletaan järjestää. Ensin kannattaa sopia kuka on matkanjohtaja. Jos nimetään useampia, niin silloin pitää tehdä selkeä työnjako. Yksi vastaa kaikista matkustusasiakirjoista (passit, viisumit, vakuutus- ja rokotustodistukset) ja matkalipuista, toinen esimerkiksi suunnistamisesta, kartoista, pysähdyspaikoista, majoituksista ja toimii yhteyshenkilönä määränpään vastaanottajiin.

Euroopan Unionin alueella on liikkuvuuden esteitä poistettu mallikkaasti, mutta matkustamisasiakirjojen suhteen pitää matkanjohtajan päivittää tilanne ennen jokaista ulkomaan matkaa. Luulo ei ole tiedon väärti varsinkaan ryhmän kanssa matkatessa.

Selvittäkää hyvissä ajoin ennen matkaa, että kaikilla matkaan lähtijöillä on voimassaoleva passi. Joissakin maissa (mm. Venäjällä) vaaditaan, että passin on oltava voimassa jopa 6 kuukautta maasta poistumisen jälkeen. Euroopan Unionin alueella kelpaa virallinen, kuvalla varustettu EU-henkilökortti, mutta kaikkein vaivattomimmin pääsee edelleen liikkumaan passin kanssa. Etenkin lentokentillä ollaan erittäin tarkkoja.

Selvittäkää millaiset henkilökohtaiset matkavakuutukset työryhmänne jäsenillä on? Jos hankitte matkalaisille erillisen matkavakuutuksen, huolehtikaa, että kukin saa kopion vakuutussopimuksesta (vakuutusnumero, vakuutusyhtiön tiedot), jonka turvin tarvittaessa saa apua. Varmuuden vuoksi kaikista matkustusasiakirjoista ja jopa matkalipuista kannattaa ottaa kopiot.

Joskus maahanpääsy vaatii viisumin. Toisiin maihin se on hankittava etukäteen, joidenkin maiden rajoilta sen voi ostaa saman tien. Venäjän viisumeista tarkemmin alla.

Jos matkanne on osa kulttuurivaihtohanketta eli saatte virallisen kutsun joltain venäläiseltä kulttuurilaitokselta tai teatterilta ja matkustatte omatoimisesti, niin viisumi(t) kannattaa anoa suoraan Venäjän (valtion) Viisumipalvelukeskuksesta. Toimipisteitä on Helsingissä (Länsisatamankatu 24, 00220 - Jätkäsaari), Turussa, Lappeenrannassa ja Maarianhaminassa.

Kutsupyyntöä varten tarvitaan matkaanlähtijöiden viralliset nimet passista, syntymäajat, passien numerot, passien voimassaoloajat (väh. 6 kk matkan päättymisestä). Monet/jotkut kutsujat pyytävät lähettämään skannatun kuvan passin henkilötietosivusta.

Venäjän viisumianomuksen täyttö tapahtuu verkossa. Kirjautumisessa käytetään omaa henkilökohtaista salasanaa. Kirjoita muistiin salasanasi ja viisumihakemuksen NUMERO, jonka löydät lomakkeen yläkulmasta. Näiden tietojen kanssa pääset käsittelemään hakemusta. Prosessi on siis kokonaan digitalisoitunut ja lomakkeisiin ei saa enää tehdä mitään täydentäviä merkintöjä käsin. Vain viralliset passikuvat kelpaavat. Tulostus, päiväys ja allekirjoitus.

Kulttuurivaihtoviisumit ovat (ainakin toistaiseksi) ilmaisia, mutta Viisumipalvelukeskus perii käsittelymaksun. Jos haluatte jättää viisumianomukset suoraan Venäjän suurlähetystön konsulaattiosastolle, niin varatkaa sitä varten asioimisaika Viisumipalvelukeskuksen kautta.

Huom. Jos kaikkien matkaanlähtijöiden viisumianomukset jättää yksi henkilö, on hänellä oltava kultakin hakijalta allekirjoitettu valtakirja (valtuuttajan sekä valtuutetun nimi, henkilötunnus, passin numero).

Jos tarvitsette matkatoimiston apua (kutsun järjestäminen, majoitusten varaaminen, jne), niin Venäjän matkoihin on Suomessa erikoistunut useampikin matkanjärjestäjä (muutama linkki alla). Kirjoittakaa mahdollisimman tarkka matkakuvaus (mistä mihin, ketkä matkustavat – mitkä kansallisuudet, milloin, millä välineellä, millaisen majoituksen haluatte, jne) ja pyytäkää kokonaistarjous. Matkatoimisto neuvoo ja hoitaa muun muassa viisumihankinnat keskitetysti. Samalla saatte matkaan liittyvät erityisohjeistukset mahdolisista tullauksista ja muista muodollisuuksista.

Varatkaa aina reilusti aikaa asioiden hoitamiseen. Anokaa tilanteenne mukaan joko kerta- tai kaksikerta- tai monikertaviisumia. Huom! Ryhmäviisumiin (min. 5 hlöä, enintään neljä vrk) voidaan kirjoittaa vain Suomen kansalaisia ja ryhmän on matkustettava samassa kulkuneuvossa mennen tullen. Kohteena voi olla Pietari, Leningradin alue, Viipuri tai Karjalan tasavalta. Jos (esitys)vierailu on säännöllisempää, niin voitte anoa esimerkiksi kaksikertaviisumia (kaksi Venäjän matkaa kolmen kuukauden sisällä) tai monikertaviisumia (1–5 vuotta, maks. 90 vrk 180 päivän aikana). Matkojen tarkoituksena ja viisumien anomisperusteina pitää olla kulttuurisuhteet.

Muistilistaa / Venäjä ja monet EU:n ulkopuoliset maat: matkaliput, matkustusasiakirjat (passit, viisumit, matkavakuutustodistukset, mahd. rokotustodistukset), muut mahdolliset vakuutustodistukset, mahdolliset lääkärintodistukset, kutsujen hankkiminen (festivaalijärjestäjä tai vastaanottava teatteri tai Suomen edustusto tai kulttuuri-instituutti, tms.), viisumivalokuvien ottaminen, tulliselvityskaavakkeiden täyttäminen (ks. kohta Rahdit ja tullaus), majoitusvaraukset (ellei vastaanottaja hoida – selvittäkää joka tapauksessa etukäteen majapaikkanne nimi ja osoite; sitä saatetaan kysyä rajalla tai ratsiassa, jos liikutte omalla autolla), sanakirja (kyrilliset aakkoset on hyödyllistä opetella).

Matkavakuutustodistus: Hakemuksen liitteeksi kelpaa ainoastaan virallinen todistus vakuutusyhtiöltä. Saatte sen soittamalla omaan vakuutusyhtiöönne; useimmat lähettävät todistuksen sähköpostina. Mainitkaa matka Venäjälle. Skannattu allekirjoitettu kelpaa, ei pelkkä kopio vakuutustodistuksesta.

Eri maissa ja kulttuureissa viisumikäytännöt saattavat muuttua hyvinkin tiuhaan. Kannattaa kysyä tarkka ohjeistus.