Rahdit ja tullaukset

Teatteriesityksen lavasteita, tarpeistoa, pukuja ja teknistä laitteistoa viedään väliaikaisesti maasta pois ja tuodaan takaisin. Osan voi yleensä kuljettaa käsimatkatavarana, mutta muun tavaran kuljettaminen tapahtuu joko auto-, meri-, juna- tai lentorahtina. Huom! Useissa niin sanotuissa halpalentoyhtiöissä on tiukat erityismääräykset käsimatkatavaroiden painolle ja määrille.

Niin sanotulla Schengen-alueella (Norja, Islanti ja Sveitsi ja kaikki muut EU-maat paitsi Iso-Britannia ja Irlanti) ei tarvitse välittää tullauksista ja tulliselvitysasiakirjoista, mutta jos esitysvierailu tapahtuu maahan, joka on kyseisen alueen ulkopuolella, niin kaikille edellä mainituille tavaroille pitää suorittaa väliaikainen tullaus. Kätevimmin tulliselvitys tapahtuu kansainvälisen kauppakamariketjun kehittämän ATA carnet -järjestelmän avulla.

Tutustukaa ATA carnet -ohjeisiin (liitetiedosto), varmistakaa, että kohdemaanne (huom! myös mahdolliset läpikulkumaat) kuuluvat järjestelmän piiriin ja täyttäkää verkkohakemus hyvissä ajoin ennen matkaa. ATA carnet’n hinta määräytyy väliaikaisesti vietävien tavaroiden arvon ja mukana olevien maiden määrän mukaan. Hintaan sisältyy kauppakamarin vaatima pantti, jonka saa takaisin palauttamalla asiallisesti käytetyn ja täytetyn carnet’n matkan jälkeen. Joillakin mailla (mm. Venäjällä) on lisäksi omia ATA carnet -erillismääräyksiä. Niistäkin saa tietoa kauppakamarista.

Usein kysytty kysymys: Eikö rahtaaminen ulkomaille ole kauhean kallista? Ei aina. Kalleinta se on silloin, jos teatteriesitys viedään vierailulle kesken näytäntökauden ja kuljetusaikataulu on tiukka (erikoiskuljetus). Jos tavaroilla ei ole kiire takaisin teatterille, niin silloin huolinta-alan yritys voi käyttää edullisia reittejä ja välivarastoja ja yhteiskuljetusta.

Väliaikaisen teatteriesitysviennin laitteiston, tarpeiston ja esimerkiksi soittimien vakuuttaminen matkan ajaksi on aina erittäin tapauskohtaista ja ennakkotyö vaatii matkan vastuuhenkilöltä aikaa. Mitä teatterin omat vakuutukset kattavat? Millaisia henkilökohtaisia matkatavaravakuutuksia matkaan lähtijöillä on? Mikä vakuutusyhtiö tarjoaa omiin tarpeisiinne selkeintä palvelua? Kilpailutus on kätevää tehdä sitä varten suunnitellun verkkopalvelun kautta:

http://www.vertaa.fi/vakuutukset/

Myös rahtikuljetukset kannattaa aina kilpailuttaa, ellei teatterilla ole huolintayhtiötä tai kuljetusliikettä yhteistyökumppanina. Kulttuurialan rahtauksia ovat tehneet muun muassa:

CHS EXPO FREIGHT

http://www.chs.fi/fi/kulttuurilogistiikka.html
http://www.chs.fi/en/culture-logistics.html

DHL FREIGHT

http://www.dhl.fi/en/logistics/freight_transportation.html

POSTI

http://posti.fi/business/

Jos kuljetuksella ei ole kiire ja tavara(t) on selkeästi ja huolellisesti pakattu, saattaa löytää säästöä Rahtinetti.com-palvelun kautta kilpailuttamisella.